Отражение зарплаты (для бухгалтерского учета) в ЗУП

В программе ЗУП после выполнения расчетов за месяц формируются данные для отражения начисленной зарплаты, НДФЛ и страховых взносов в учете. Эти данные затем передаются в 1С:Бухгалтерию 8 посредством синхронизации.

Кратко: что делать в программе

1. Создайте или проверьте необходимые Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете.

2. Назначьте способы отражения на нужном уровне: для организации, подразделения, территории, сотрудника, начисления или конкретного начисления сотрудника.

3. Если зарплата сотрудника должна распределяться между несколькими способами отражения, создайте документ Распределение основного заработка.

4. Если требуется особый способ учета конкретных начислений сотрудника, используйте Бухучет начислений сотрудников или соответствующий расчетный документ.

5. После выполнения расчетов за месяц откройте Зарплата - Отражение зарплаты в бухучете.

6. Укажите Месяц и Организацию (или ее обособленное подразделение).

7. Нажмите Заполнить.

8. Проверьте сформированные данные по начисленной зарплате, страховым взносам, НДФЛ и удержаниям.

9. Проведите документ Отражение зарплаты в бухучете.

10. Выполните синхронизацию с 1С:Бухгалтерией 8.

1. Настройте способы отражения зарплаты в учете

Откройте: Настройка - Способ отражения зарплаты в бухучете

Создайте необходимые элементы справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете.

Способ отражения определяет, каким образом расходы на оплату труда будут распределяться в бухгалтерском и налоговом учете. Например, разные категории сотрудников могут учитываться на разных счетах или по разным аналитическим объектам.

В ЗУП способ отражения характеризуется прежде всего своим Наименованием. При синхронизации элементы справочника передаются в 1С:Бухгалтерию 8 по наименованию. Уже в бухгалтерской программе для каждого способа задаются счет Дт и соответствующая аналитика, на основании которых формируются проводки.

Если нужно хранить дополнительную информацию

В ЗУП в элемент Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете можно добавить дополнительные реквизиты, например счет дебета, статью расходов или номенклатурную группу.

Для этого предварительно включите:

Администрирование - Общие настройки - Свойства

Установите флаг Свойства.

Затем в форме элемента справочника выберите:

Еще - Изменить состав дополнительных реквизитов

Дополнительные значения будут доступны в разделе Дополнительно формы элемента.

Важно: эти дополнительные реквизиты не участвуют в синхронизации с 1С:Бухгалтерией 8. Они используются в ЗУП, в частности для более подробного анализа данных в отчете Зарплата - Отчеты по зарплате - Сведения для отражения зарплаты в бухучете.

2. Назначьте способ отражения для организации

Если один способ должен использоваться по умолчанию для сотрудников организации, для которых не установлены более приоритетные настройки, укажите его в карточке организации.

Откройте: Настройка - Организации

Перейдите в раздел Бухучет зарплаты и по ссылке Бухучет и выплата зарплаты откройте закладку Учетная политика и другие настройки.

Укажите необходимый способ отражения.

Это самый общий уровень настройки: он применяется, если для конкретного сотрудника, подразделения, территории или начисления не задан другой способ.

3. При необходимости задайте способ отражения для подразделения

Если сотрудники определенного подразделения должны учитываться способом, отличным от установленного для организации, настройте его для подразделения.

Откройте: Настройка - Подразделения

Перейдите в раздел Бухучет зарплаты сотрудников на закладке Бухучет и выплата зарплаты.

Здесь можно:

• указать один способ отражения для сотрудников подразделения

• распределить расходы между несколькими способами в заданных долях.

Настройка подразделения имеет более высокий приоритет по сравнению с настройкой организации.

4. Если используется учет обособленных территорий, настройте его отдельно

Если сотрудники выполняют работу на территориях, для которых ведется обособленный учет, способ отражения можно задать для территории.

Откройте: Настройка - Территории

В справочнике Территории настройте способ отражения в разделе Бухучет зарплаты сотрудников.

Если способ отражения задан для территории, при формировании данных он будет использован для зарплаты, начисленной по этой территории, вместо способа, установленного для подразделения или организации.

5. Если способ зависит от конкретного сотрудника, настройте его

Настройка способа отражения доходов сотрудника в бухучете теперь регистрируется не в карточке сотрудника, а документами:

• Бухучет зарплаты сотрудников

• Бухучет начислений сотрудников.

Оба документа находятся в разделе:

Зарплата

В карточке сотрудника по ссылке Настройки бухучета можно посмотреть назначенные способы отражения.

6. Если зарплату сотрудника нужно распределить между несколькими способами

Используйте документ: Зарплата - Распределения основного заработка - Распределение основного заработка

В документе можно указать, в каких долях заработок сотрудника должен распределяться между способами отражения.

Доли задаются в процентах или коэффициентах. Документ можно вводить сразу для нескольких сотрудников.

Если для сотрудника на конкретный месяц задано такое распределение, оно имеет приоритет над способом отражения, установленным:

• для сотрудника

• территории

• подразделения

• организации.

При этом распределяются все начисления сотрудника, кроме начислений, для которых отдельно задан особый способ отражения.

7. Если определенный вид начисления всегда должен отражаться одинаково

Настройте способ отражения для вида начисления.

Откройте: Настройка - Начисления

• Откройте нужный вид начисления и перейдите на закладку Налоги, взносы, бухучет.

• В разделе Бухгалтерский учет установите переключатель Как задано для начисления.

• В поле Счет, субконто выберите нужное значение из справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете.

• Такая настройка применяется для данного вида начисления независимо от способов отражения, заданных для организации, подразделения, территории или сотрудника.

8. Если особый способ отражения нужен для планового начисления

Способ отражения можно указать для планового начисления сотрудника, в частности в документах:

• Назначение планового начисления

• Совмещение должностей.

Если используется такая настройка, она учитывается при определении способа отражения начисления.

9. Если особый способ нужен только для конкретного начисления

В некоторых расчетных документах можно указать способ отражения.

В частности, это возможно в документах:

• Премия

• Договор (работы, услуги)

• Материальная помощь

• Начисление прочих доходов

• и других документах, предусматривающих такую настройку.

Такой способ используется для конкретного начисления независимо от других настроек.

10. Если нужно задать бухучет для конкретной пары сотрудник + начисление

Используйте: Зарплата - Бухучет начислений сотрудников

Документ позволяет задать способ отражения в разрезе сотрудника и начисления.

Важные особенности

• Можно указать не только плановые начисления, но и начисления, выполняемые по условию.

• Начисления, выполняемые отдельным документом, здесь не используются: их бухучет задается в соответствующих документах.

• Если изменить бухучет не с начала месяца, начисление автоматически не разделится на часть до изменения и часть после него. Для неполного периода новый бухучет будет применяться только со следующего месяца.

• Данные Бухучет начислений сотрудников имеют приоритет над остальными настройками бухучета.

• Документ можно заполнить на основании документа Назначение планового начисления.

• Прекращение планового начисления не отменяет данные, ранее зарегистрированные документом Бухучет начислений сотрудников.

• Для разных сотрудников можно установить разные даты. Для этого установите флаг Разные даты для сотрудников.

• Кнопка Заполнить сведения позволяет заполнить таблицу одинаковыми значениями.

Если бухучет плановых начислений нужно регистрировать в кадровых документах

В настройках расчета зарплаты предусмотрены флаги:

• Регистрировать бухучет плановых начислений

• Регистрировать бухучет как распределение.

Они находятся здесь:

Настройка - Расчет зарплаты.

11. Если нужно изменить порядок учета выплат по ГПХ

По умолчанию вознаграждение по договору ГПХ отражается на счете 70.

Если расходы по таким договорам должны учитываться на счете 76, в настройке расчета зарплаты установите соответствующий вариант расчетов — расчеты с контрагентами либо выберите вариант расчетов в документе.

При соответствующей настройке способ автоматически устанавливается в документах:

• Договор (работы, услуги)

• Договор авторского заказа

в поле Учитывать как.

12. Если компенсационные выплаты нужно учитывать на счете 73

В документах:

• Материальная помощь

• Компенсация за задержку зарплаты

• Разовое начисление — если выбрано начисление с назначением Компенсационные выплаты или Компенсация морального вреда,

доступно поле Учитывать как.

Такая же настройка доступна в карточке ежемесячного начисления с назначением Компенсационные выплаты.

Если выбрать Прочие расчеты с персоналом, после синхронизации с бухгалтерской программой проводка будет сформирована по кредиту счета 73.

13. Сформируйте результаты отражения зарплаты в учете

После выполнения всех расчетов за месяц создайте документ:

Зарплата - Отражение зарплаты в бухучете

В документе укажите:

• Месяц — месяц, за который формируются результаты

• Организация — организация или ее обособленное подразделение, по которому формируются результаты.

Затем нажмите Заполнить.

Программа сформирует данные для отражения в учете.

Проверьте закладку Начисленная зарплата и взносы

Здесь отражаются:

• суммы начислений сотрудникам

• суммы начисленных по ним страховых взносов.

Проверьте закладку Начисленный НДФЛ

Здесь отражаются суммы исчисленного НДФЛ.

Проверьте закладку Удержанная зарплата

Здесь отражаются удержания, произведенные из зарплаты сотрудников организации за выбранный месяц.

Проверьте закладку Выплата за счет резервов

Эта появляется, если в какой-либо организации формируются оценочные обязательства (резервы) по оплате отпусков.

На ней отражаются выплаты, произведенные за счет средств накопленных с прошлого месяца оценочных обязательств.

После проверки проведите документ.

14. Выполните синхронизацию с 1С:Бухгалтерией 8

После проведения документа Отражение зарплаты в бухучете данные можно синхронизировать с 1С:Бухгалтерией 8.

Важно: в ЗУП 3 выгрузка готовых бухгалтерских проводок в 1С:Бухгалтерию 8 не выполняется. Между программами выполняется синхронизация данных. При этом счета и аналитика, необходимые для формирования проводок, задаются в бухгалтерской программе для соответствующих способов отражения.

Особые случаи

Для одного сотрудника задано распределение основного заработка

Если на текущий месяц введен документ Распределение основного заработка, программа распределяет начисления по указанным в документе способам и долям.

При этом обычные настройки для сотрудника, территории, подразделения и организации не используются. Исключение — начисления, для которых отдельно установлен особый способ отражения.

Для конкретного начисления задан способ отражения

Если способ отражения задан в Бухучет начислений сотрудников, он имеет приоритет над остальными настройками.

Бухучет изменили в середине месяца

Начисление автоматически не разделяется на две части с разными способами учета. Если период начисления не является целым месяцем, новый способ будет действовать для него только со следующего месяца.

Плановое начисление прекращено

Прекращение планового начисления не отменяет сведения о бухучете, которые ранее были зарегистрированы документом Бухучет начислений сотрудников.

Как программа выбирает способ отражения, их приоритеты

Если для одного начисления подходят несколько настроек, программа выбирает способ отражения с учетом их приоритета.

В общем случае проверяются следующие варианты:

1. способ отражения для конкретной пары сотрудник + начисление

2. способ, заданный в документе, которым начисление произведено или назначено

3. способ отражения для планового начисления сотрудника

4. способ отражения для вида начисления

5. распределение основного заработка сотрудника на текущий месяц

6. способ отражения, назначенный сотруднику

7. способ отражения для территории — если ведется учет обособленных территорий

8. способ отражения для подразделения

9. способ отражения для организации.

Для начислений, рассчитываемых процентом от базы, может использоваться распределение по базовым начислениям: сумма такого начисления распределяется пропорционально начислениям, вошедшим в расчетную базу.

Страховые взносы с выплат сотрудникам отражаются теми же способами, которые используются для начислений, сформировавших базу соответствующего налога или взноса.

Что важно помнить

ЗУП не формирует и не выгружает в 1С:Бухгалтерию 8 готовые проводки как отдельный результат. ЗУП формирует данные отражения зарплаты, после чего они синхронизируются с бухгалтерской программой. Счета и аналитика для формирования проводок определяются в 1С:Бухгалтерии 8.

Основная задача пользователя в ЗУП — правильно настроить способы отражения и их приоритеты, сформировать документ Отражение зарплаты в бухучете, проверить результат и выполнить синхронизацию.