Как и в какие сроки подавать уведомления НДФЛ в ЗУП и Бухгалтерии

Уведомление об исчисленных суммах НДФЛ формируется на основании данных об удержанном налоге и передается в ФНС России для распределения поступившего ЕНП. В 1С:ЗУП данные об удержанном НДФЛ сначала отражаются документом Отражение удержанного НДФЛ в бухучете, после чего передаются в 1С:Бухгалтерию. В 1С:Бухгалтерии на основании этих данных формируется Уведомление об исчисленных суммах налогов, которое можно проверить и отправить в ФНС России.

Кратко: что делать в программе

Если используется 1С:ЗУП

1. Проведите документы выплаты, при которых удерживается НДФЛ.

2. Создайте Зарплата - Отражение удержанного НДФЛ в бухучете.

3. Укажите Период сдачи отчетов, дату формирования и организацию.

4. Нажмите Заполнить и проверьте сформированные суммы.

5. Передайте документ в 1С:Бухгалтерию.

6. В 1С:Бухгалтерии после синхронизации проверьте автоматически созданный документ Сведения об удержанном НДФЛ.

7. Сформируйте Главное – Задачи организации – Сформировать уведомление, либо Операции - Уведомления - Сформировать уведомление.

8. Проверьте уведомление по контрольным соотношениям.

9. Отправьте его в ФНС России через 1С-Отчетность либо выгрузите для отправки через стороннего оператора.

10. При необходимости подготовьте платежное поручение на уплату ЕНП.

Если используется 1С:Бухгалтерия

1. Проведите документы выплаты Выдача наличных или Списание с расчетного счета.

2. Сформируйте Операции - Уведомления - Сформировать уведомление.

3. Проверьте автоматически заполненные суммы НДФЛ.

4. Проверьте уведомление по контрольным соотношениям.

5. Отправьте его в ФНС России через 1С-Отчетность либо выгрузите для отправки через стороннего оператора.

6. При необходимости подготовьте платежное поручение на уплату ЕНП.

1. Удержите НДФЛ при выплате дохода

В 1С:ЗУП удержание НДФЛ выполняется при проведении документов:

• Ведомость в банк

• Ведомость в кассу

• Ведомость через раздатчика

• Ведомость на счета.

НДФЛ с дохода в виде дивидендов удерживается при проведении документа Дивиденды. Дата выплаты дивидендов указывается в одноименном поле.

В 1С:Бухгалтерии удержанный НДФЛ зафиксируется при проведении документов выплаты, связанных с ведомостью:

• Выдача наличных

• Списание с расчетного счета.

При выплате заработной платы и дивидендов сумма удержанного НДФЛ автоматически переносится на единый налоговый счет (ЕНС) при проведении соответствующего документа выплаты.

2. Сформируйте данные об удержанном НДФЛ (в 1С:ЗУП)

Если зарплата ведется в 1С:ЗУП, перед передачей данных в 1С:Бухгалтерию сформируйте документ:

Зарплата - Отражение удержанного НДФЛ в бухучете

В документе укажите:

• Период сдачи отчетов — месяц, за который будут подаваться данные в налоговую

• дату формирования документа

• организацию, если в информационной базе ведется учет по нескольким организациям.

После этого нажмите Заполнить.

Например, если НДФЛ был удержан 5 и 17 февраля 2026 года, в Период сдачи отчетов указывается февраль 2026 года. В февральский документ попадает налог, удержанный в феврале.

После заполнения суммы формируются в разрезе регистраций в налоговом органе и КБК.

Для анализа удержанного налога используйте отчет:

Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам - Удержанный НДФЛ

Для проверки итогов документов Отражение удержанного НДФЛ в бухучете предусмотрен также отчет:

Зарплата - Отчеты по зарплате - Сведения для отражения удержанного НДФЛ в бухучете.

3. Передайте данные в 1С:Бухгалтерию (из 1С:ЗУП)

Передайте данные документа Отражение удержанного НДФЛ в бухучете в бухгалтерскую программу (Администрирование - Синхронизация данных)

После синхронизации в 1С:Бухгалтерии автоматически создается документ Сведения об удержанном НДФЛ.

При проведении этого документа формируется проводка:

Дт 68.01 Кт 68.90

Сумма исчисленного и удержанного НДФЛ переносится на единый налоговый счет (ЕНС).

4. Сформируйте уведомление

В 1С:Бухгалтерии сформируйте уведомление за нужный период одним из двух способов:

• Главное - Задачи организации

• Операции - Уведомления

Откройте ссылку для подготовки уведомления и нажмите Сформировать уведомление.

Документ Уведомление об исчисленных суммах налогов заполняется автоматически.

В табличной части отражается удержанный НДФЛ в разрезе:

• КБК

• регистраций в налоговом органе.

Документ Уведомление об исчисленных суммах налогов не делает движений по регистрам. Он предназначен для подготовки и отправки сведений в ФНС России.

Перед отправкой проверьте сформированное уведомление по контрольным соотношениям.

С 2025 года контрольные соотношения для проверки уведомлений об исчисленных налогах утверждены приказом ФНС России от 16.01.2024 № ЕД-7-15/19@.

6. Отправьте уведомление в ФНС России

Если подключен сервис 1С-Отчетность, уведомление можно отправить из программы.

Откройте документ из:

Операции - Уведомления

или из рабочего места:

Отчеты - Регламентированная отчетность - Уведомления

После проверки отправьте сведения в налоговую.

Если отправка из программы не используется, из документа можно:

• распечатать уведомление

• выгрузить сведения для отправки через стороннего оператора.

7. Подготовьте платежное поручение на уплату ЕНП

Платежное поручение на уплату НДФЛ можно подготовить из списка:

Задачи организации

по соответствующей ссылке.

Если НДФЛ оплачивается вместе с другими налогами, платежное поручение на общую сумму задолженности по ЕНП на заданную дату формируется через:

Банк и касса - Платежные поручения - Оплатить - Начисленные налоги и взносы

Платежное поручение на уплату ЕНП сформируется автоматически.

Как устроен процесс

Для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии процесс начинается с выплаты дохода и удержания НДФЛ.

В 1С:ЗУП налог удерживается при проведении документов выплаты, а НДФЛ с дивидендов — при проведении документа Дивиденды.

Затем данные об удержанном НДФЛ передаются из 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерию документом Отражение удержанного НДФЛ в бухучете.

После синхронизации в 1С:Бухгалтерии на основании переданного Отражения удержанного НДФЛ в бухучетеавтоматически формируется документ Сведения об удержанном НДФЛ. При проведении документа сумма исчисленного и удержанного НДФЛ переносится на ЕНС проводкой Дт 68.01 Кт 68.90.

На основании этих данных формируется Уведомление об исчисленных суммах налогов. Оно не изменяет данные учета, а предназначено для подготовки и передачи сведений в ФНС России.

После проверки уведомление можно отправить через 1С-Отчетность либо передать через стороннего оператора.

Законодательная справка

Когда подавать уведомление по НДФЛ

Налоговые агенты представляют уведомления по НДФЛ два раза в месяц:

• не позднее 25-го числа текущего месяца — по НДФЛ, удержанному с 1-го по 22-е число текущего месяца

• не позднее 3-го числа текущего месяца — по НДФЛ, удержанному с 23-го по последнее число предыдущего месяца

• не позднее последнего рабочего дня года — по НДФЛ, удержанному с 23 по 31 декабря.

Форма и формат уведомления утверждены приказом ФНС России от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@. Основание для сроков представления — п. 9 ст. 58 НК РФ.

Когда перечислять удержанный НДФЛ

Срок перечисления зависит от периода, в котором налог был удержан:

• если НДФЛ удержан с 1-го по 22-е число текущего месяца — налог перечисляется не позднее 28-го числа текущего месяца

• если НДФЛ удержан с 23-го по последнее число месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца

• если НДФЛ удержан с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

Если день уплаты приходится на выходной или праздничный день, дата переносится на ближайший рабочий день в соответствии с п. 7 ст. 6.1 НК РФ.

Сроки в таблице учитывают переносы, если установленная дата приходится на выходной день.

Прилагаем две схемы сроков удержания-уведомлений-уплаты налога как для НДФЛ, так и для страховых взносов дополнительно

Резюме

В 1С:ЗУП удержанный НДФЛ отражается при проведении документов выплаты, после чего данные передаются в 1С:Бухгалтерию документом Отражение удержанного НДФЛ в бухучете.

В 1С:Бухгалтерии после синхронизации формируется Сведения об удержанном НДФЛ, а затем создается Уведомление об исчисленных суммах налогов. Уведомление заполняется автоматически, не делает движений по регистрам и используется для передачи сведений в ФНС России.

Перед отправкой уведомление необходимо проверить по контрольным соотношениям. При подключенном сервисе 1С-Отчетность его можно отправить из программы. Также предусмотрена печать уведомления и выгрузка сведений для стороннего оператора.

Срок представления уведомления по НДФЛ зависит от периода удержания налога: для НДФЛ, удержанного с 1-го по 22-е число месяца, уведомление представляется не позднее 25-го числа текущего месяца для НДФЛ, удержанного с 23-го числа до конца месяца, — не позднее 3-го числа следующего месяца для удержаний с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

Вопросы и ответы