Как оформить отпуск в 1С Бухгалтерия

В статье рассмотрены порядок оформления и расчета отпуска в 1С:Бухгалтерии, способы проверки отпускных, особенности отмены отпуска, причины ошибок при расчете, а также правила учета различных видов премий при определении среднего заработка для отпуска.

Как оформить отпуск в 1С?

Документ Отпуск

Оформление начисления осуществляется в журнале Все начисления - Отпуск:

В верхней части (1) заполняются данные по месяцу начисления, сотруднику и организации (если учет ведется по нескольким организациям).

В части 2 заполняются данные о базовом периоде для расчета отпуска и о самом периоде отпуска. Первое особенно важно, если у вас имелись премии, которые могут входить в среднее как полностью, так и частично (об этом дальше).

В части 3 вы увидите данные уже рассчитанного среднего заработка и общую сумму отпускных и НДФЛ с них, а также поле Дата выплаты.

Документ формирует проводки по расчету и начислению отпускных по тем же счетам, что и начисление зарплаты.

Через функцию Печать можно вывести форму приказа Т-6, а также форму Расчет среднего заработка.

При формировании документа по начислению зарплаты с автоматическим заполнением данных будут выводиться начисления по отпуску, которые скорректируются программой совместно с окладной частью. Также будет сразу выведен НДФЛ на обе суммы:

Также не забывайте, что только Начисление зарплаты исчислит вам взносы на отпуск и другие межрасчетные начисления (сам документ Отпуск этого не делает), поэтому, если делаете отпуск задним числом после ужепроведенного Начисления зарплаты – не забывайте пересчитать сотрудника в Начислении зарплаты.

Как проверить отпускные? Как отменить отпуск?

Для корректировки сумм нажимаем на ссылку Начислено. После нажатия появится окошко Расчет отпуска, где по месяцам с указанием количества отработанных дней будет отражена сумма зарплаты.

Напоминаем, число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней в году, используемое для расчета среднего дневного заработка при начислении отпускных.

Откуда берется число 29,3 в расчете?

Оно рассчитывается по формуле:

365 (календарные дни в году) – 14 (нерабочие праздничные дни) = 351 день

351 / 12 месяцев = 29,25, округленное до 29,3.

Это значение применяется в соответствии с Положением N540 и используется в типовых конфигурациях 1С, включая Бухгалтерию 8 редакции 3.0.

Как оно используется в 1С и при ручной проверке?

В программе 1С:Бухгалтерия число 29,3 используется автоматически при формировании документа Отпуск для расчета среднего дневного заработка.

При полностью отработанных месяцах средний дневной заработок = (начисленная зарплата за 12 месяцев) / 12 / 29,3.

Полученный средний дневной заработок умножается на количество календарных дней отпуска для определения суммы отпускных.

Как проверить расчет отпуска?

Чтобы проверить расчет отпускных:

1. Убедитесь, что заработок за расчетный период включен полностью (все виды оплат труда по ст. 139 ТК РФ).

2. Определите количество расчетных дней:

• За полные месяцы — 29,3 дня.

• За неполные — (29,3 / число календарных дней в месяце) × число отработанных дней

3. Разделите сумму заработка на общее количество расчетных дней.

4. Получите примерно такую формулу (пример для всех полностью отработанных месяцев):

500000 р. / (29,3 + 29,3 + 29,3 + 29,3 + 29,3 + 29,3 + 29,3 + 29,3 + 29,3 + 29,3 + 29,3 + 29,3)

5. Умножьте результат на число дней отпуска.

Как отменить отпуск?

Отмена отпуска осуществляется отменой проведения самого документа-основания Отпуск. Если по данному документу уже были произведены выплаты, программа при следующих расчетах с сотрудником сопоставит имеющуюся ведомость и документы выплаты с отсутствием документа-основания (Отпуск) и в новой ведомости произведет соответствующее удержание безосновательно выплаченной суммы.

А где в 1С Бухгалтерия проверить остатки отпусков по сотруднику? Как создать график отпусков

Увы, нигде, в отличие от ЗУП, в 1С Бухгалтерия специальных регистров с остатками отпусков – не ведется и соответствующих отчетов не имеется. Остатки учитываем самостоятельно. То же самое относится и к графику отпусков.

Почему отпуск неверно считается? Ошибки при расчете отпуска в 1С Бухгалтерии

Чаще всего ошибки будут связаны не с самим документом Отпуск, а, как обычно, с базой для его расчета и тем, как расходятся ожидания пользователя, знающего реальную картину и то, как эта картина оформлена в программе:

• Предшествующие отпуску в расчетном периоде доходы учтены не полностью/в доходы попало что-то, что к ним относиться не должно

• Отработанное время учлось не полностью, либо наоборот, не учлись какие-то отсутствия сотрудника.

• Некорректные ожидания по поводу полного/частичного учета премий

В чем это может выражаться?

Например:

• За один из месяцев расчетного периода начисление зарплаты перепроведено не полностью либо отсутствует. Удалили документ Начисление зарплаты за один месяц или убрали начисление сотруднику — сократится общая сумма начисленного, и средний заработок окажется меньше ожидаемого.

• В расчетном периоде неправильно оформлены отсутствия сотрудника. Не зарегистрировали или неверно оформили больничный, отпуск без сохранения заработной платы либо другое исключаемое время — изменится количество дней, участвующих в расчете среднего заработка.

• После расчета отпуска задним числом внесли изменения в расчетный период. Добавили премию, зарегистрировали больничный или исправили начисление зарплаты, но документ Отпуск не пересчитали — отпускные останутся рассчитанными по устаревшим данным.

• Неверно определен расчетный период. Сотрудник принят на работу недавно, однако пользователь ожидает расчет среднего заработка за 12 месяцев. Программа использует только фактически отработанный расчетный период, поэтому сумма отпускных отличается от ожидаемой.

• Отпуск приходится на нерабочие праздничные дни. Пользователь ожидает оплату всех календарных дней отпуска, однако праздничные дни не оплачиваются и продлевают отпуск в соответствии с требованиями законодательства.

• Средний заработок рассчитан исходя из МРОТ. Если средний заработок сотрудника оказался ниже установленного законодательством минимума, программа выполнит расчет исходя из МРОТ, что может отличаться от ожиданий пользователя, ориентирующегося только на фактические начисления.

• Про специфику полного и частичного учета премий в расчете отпуска и вовсе поговорим отдельно.

Учет премий при расчете отпускных в 1С:Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерия нет прямых настроек в документе начисления, которые явно указывали бы учитывать полностью или частично. Программа автоматически применяет правила расчёта среднего заработка в соответствии с законодательством. Способ учёта премии зависит от:

1. Способа начисления премии (с учётом фактически отработанного времени или без учёта)

2. Типа премии (ежемесячная, квартальная, годовая)

3. Степени отработки расчётного периода сотрудником

Когда премия учитывается ПОЛНОСТЬЮ

Ситуация А: Премия начислена с учётом фактически отработанного времени

Пример:

Сотрудник уходит в отпуск с 26 сентября 2025 года.

Расчётный период: сентябрь 2024 – август 2025 года.

Настройки:

1. Документ Премия за год (процентом):

• Процент: 20%

• Период начисления: за 2024 год

• Способ расчёта: процент от фактически начисленных сумм за период

2. Премия автоматически рассчитывается на базе тех начислений, которые зависят от фактически отработанного времени (оклад по часам, повременная оплата и т.п.).

• Если сотрудник работал неполный период, то и премиальная база была уменьшена пропорционально отработанному времени.

• В документе можно уточнить Базовый период, но по умолчанию программа использует фактически отработанный период.

3. При расчёте отпускных такая премия учитывается полностью, даже если расчётный период был отработан не полностью.

Результат: Годовая премия за 2024 год войдёт в расчёт среднего заработка полной суммой.

Ситуация Б: Расчётный период отработан полностью, премия без учёта времени

Пример:

Сотрудник уходит в отпуск в ноябре 2025 года.

Расчётный период: ноябрь 2024 – октябрь 2025 года — отработан полностью.

Настройки:

1. Документ Премия за квартал (суммой):

• Сумма: 50 000 руб.

• Период премирования: III квартал 2025 года

2. Сотрудник не был в отпуске, на больничном, не отсутствовал по другим причинам в расчётном периоде.

Результат: Квартальная премия учитывается полностью при расчёте отпускных.

Когда премия учитывается ЧАСТИЧНО (пропорционально)

Ситуация В: Премия без учёта времени, расчётный период отработан не полностью

Пример:

Сотрудник уходит в отпуск с 26 сентября 2025 года.

Расчётный период: сентябрь 2024 – август 2025 года.

В расчётном периоде был отпуск в марте 2025 года (14 дней) и больничный в июне 2025 года (7 дней).

Настройки:

1. Документ Премия за год (суммой):

• Сумма: 120 000 руб.

• Период премирования: за 2024 год

• Способ начисления: фиксированной суммой (не зависит от фактически отработанного времени)

2. Расчётный период отработан не полностью.

Результат: Годовая премия будет учтена пропорционально фактически отработанному времени.

Ситуация Г: Период премирования не совпадает с расчётным периодом

Пример:

Отпуск с 1 ноября 2025 года.

Расчётный период: ноябрь 2024 – октябрь 2025 года.

Годовая премия начислена за период: июль 2024 – июнь 2025 года (сдвинутый год).

Настройки:

1. Документ Премия за год (процентом):

• Процент: 15%

• Базовый период: указан вручную с июля 2024 по июнь 2025

2. Период премирования не совпадает с расчётным периодом для отпуска.

Результат: Такая премия учитывается пропорционально времени, отработанному в расчётном периоде (исходя из судебной практики).

Особенности учёта ежемесячных премий

Ежемесячные премии учитываются полностью при расчёте отпускных, если:

• они начислены в расчётном периоде

• за каждый показатель за каждый месяц начислена только одна выплата

• расчётный период отработан полностью либо премия начислена за фактически отработанное время

Пример частичного учёта ежемесячной премии:

Сотрудник принят на работу в декабре 2024 года.

Отпуск в октябре 2025 года.

Расчётный период: октябрь 2024 – сентябрь 2025 (отработан не полностью).

Настройки:

Ежемесячная премия начислена фиксированной суммой за каждый месяц (не зависит от отработанного времени)

Результат: Ежемесячные премии учитываются пропорционально фактически отработанному времени.

Рекомендации по настройкам

Ситуация	Тип премии	Способ расчёта	Учет в отпускных
Расчётный период отработан полностью, нужно полный учёт	Годовая/квартальная/ежемесячная	Процентом или суммой	Полностью
Расчётный период отработан не полностью, нужен полный учёт	Годовая/квартальная/ежемесячная	Процентом от фактически начисленных сумм за период	Полностью — премия уже зажата по фактически отработанному времени при начислении
Расчётный период отработан не полностью, актировано	Годовая/квартальная	Суммой	Частично — автоматически пропорционально отработанному времени
Период премирования смещён относительно расчётного	Годовая	Процентом или суммой	Вероятно частично — зависит от совпадения периодов

Резюме

Расчет отпускных в 1С:Бухгалтерии выполняется на основании среднего заработка за расчетный период с учетом отработанного времени, исключаемых периодов и требований законодательства. Проверка расчета сводится к анализу состава заработка, количества расчетных дней и корректности расчетного периода. Наиболее частые ошибки связаны с неполными или измененными начислениями, некорректным учетом отсутствий, изменением данных после расчета отпуска и неверными ожиданиями по учету премий. Премии учитываются полностью или пропорционально в зависимости от способа начисления, вида премии и степени отработки расчетного периода.

Вопросы и ответы