Удаленная работа — это когда сотрудник выполняет свои обязанности вне офиса, а связь с руководителем и коллегами поддерживает через интернет или по телефону. Работать можно из любого места, даже из другого города, и при этом работодатель не отслеживает местоположение работника.
Формы удаленной работы
Существует несколько форм удаленной работы.
Постоянная. Сотрудник все время работает дистанционно и не имеет рабочего места в офисе.
Временная. Офисный сотрудник на определенный срок работает из дома, например, во время ремонта офиса.
Периодическая. Когда работа дома и в офисе чередуется, например, несколько дней дома и два дня в офисе.
Временная по чрезвычайной ситуации. Когда сотрудников отправляют работать из дома из-за эпидемии, пожара или по распоряжению властей.
Для эффективной работы вне офиса сотрудникам нужен не только компьютер и интернет, но и удобный доступ к корпоративным системам. С помощью аренды 1С в облаке от Scloud можно работать с программой через интернет без необходимости покупки дорогого ПО и организации собственного IT-отдела.
Оформление удаленной работы
Сотрудника можно официально перевести на удаленный формат работы несколькими способами.
При приеме на работу. Новый сотрудник сразу принимается с условием дистанционной работы, это указывается в трудовом договоре.
Через дополнительное соглашение. Если уже работающий сотрудник переходит на удаленку, вносится изменение к существующему трудовому договору.
С помощью приказа о переводе. Используется при временной работе из дома в чрезвычайных ситуациях, например, во время эпидемий или из-за иных форс-мажоров.
Как оформить нового сотрудника на удаленку
При приеме на удаленную работу заключают трудовой договор, где указывают:
-
место работы;
-
название организации;
-
город, где организация находится;
-
рабочий график;
-
способы связи;
-
за сколько дней предупреждать о необходимости явки;
-
как и когда сотрудник сдает отчеты.
-
компенсации за использование личного оборудования.
Когда сотрудник устраивается на удаленную работу, важно обеспечить ему комфортное место дома. Это не только компьютер и интернет, но и правильная настройка программ и оборудования. Если вам нужно настроить сложное оборудование, а специалиста для этого нет, обратитесь в компанию Scloud.
Как обмениваться документами
По почте. Направляйте бумаги заказными письмами с уведомлением. Сотрудник присылает копии паспорта, СНИЛС, дипломов и других нужных документов. Работодатель отправляет должностную инструкцию, приказы, правила охраны труда и два экземпляра трудового договора. Сотрудник подписывает и возвращает один экземпляр.
Через интернет. Работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись, сотрудник — усиленную квалифицированную или неквалифицированную. Обмен идет через сервисы ЭДО. Все документы подписываются электронно, а по запросу работнику направляют бумажный договор в течение трех дней.
Контроль работы и оценка результатов
При удаленной работе важно заранее определить, как контролируется выполнение задач и фиксируется результат.
Форматы контроля. Регулярные отчеты, краткие созвоны, планерки, использование трекеров задач или корпоративных систем.
Подтверждение выполнения. Отправленные материалы, письма с результатами, обновленные карточки задач, данные из рабочих сервисов.
Фиксация результата. Итоговый отчет, демонстрация готовой работы, отметка о завершении задачи в системе.
Заключение
Организация удаленной работы требует внимательного подхода: нужно правильно оформить трудовой договор, обеспечить сотрудника необходимыми средствами связи и техникой, а также определить форматы контроля и отчетности.
С помощью современных инструментов, таких как облачные решения и дистанционная настройка оборудования от Scloud, работа вне офиса становится комфортной и продуктивной. Это помогает сотрудникам эффективно выполнять задачи, а компании — сохранять контроль и поддерживать высокий уровень работы вне офиса.
