Как в 1С сформировать штатное расписание

Сегодня мы разберем одну из самых часто используемых функций в программах 1С — это формирование штатного расписания. Если вы только начинаете работать с кадровым учетом или бухгалтерией, то наверняка задавались вопросом, что это за документ и как с ним правильно обращаться.

Что такое штатное расписание и зачем оно нужно?

Штатное расписание — это официальный документ, который фиксирует структуру вашей организации, ее штатный состав и количество сотрудников. В нем прописываются все должности, их количество, оклады, надбавки и прочие выплаты. По сути, это скелет вашей компании, который показывает, сколько «ячеек» для сотрудников у вас есть и сколько им нужно платить.

Зачем оно нужно?

• Для соблюдения законодательства. В ТК РФ нет прямого требования на наличие этого документа. Но в ст. 57 ТК РФ одно из обязательных условий трудового договора — работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Также оно служит основанием для приема новых сотрудников, переводов и увольнений.

• Для предоставления в контролирующие органы. Его могут запросить при проверках налоговики, СФР и трудовая инспекция.

• Для планирования. Позволяет наглядно увидеть, какие отделы и должности есть в компании, сколько человек в них работает и какие затраты на оплату труда предстоят.

• Для контроля. Помогает следить за тем, чтобы количество сотрудников не превышало установленные нормы и чтобы заработная плата соответствовала утвержденным окладам.

Изменения в штатное расписание можно вносить двумя способами:

1. Приказом о внесении изменений в действующее штатное расписание.

2. Приказом об утверждении нового штатного расписания.

Корректировки вносятся по нескольким причинам:

• изменение числа штатных единиц;

• добавление или удаление подразделений и должностей;

• переименование отделов или должностей;

• изменение окладов и надбавок.

Таким образом, если вы хотите навести порядок в кадровом учете и финансовом планировании, без этого документа не обойтись. Теперь давайте разберемся, как в 1С сформировать штатное расписание и где это можно сделать.

Как сделать штатное расписание в 1С?

Программы 1С очень функциональны, и этот документ можно создать в разных конфигурациях. Чаще всего его формируют в 1С:ЗУП, так как эта программа предназначена именно для кадрового учета. Но если у вас ее нет, не отчаивайтесь. Также рассмотрим, как в 1С сделать штатное расписание в 1С:Бухгалтерия.

Как сформировать штатное расписание в 1С:ЗУП?

1С:ЗУП — это идеальный инструмент для кадровика. Здесь процесс автоматизирован и максимально удобен. Чтобы начать, нужно убедиться, что в настройках программы включена опция ведения штатного расписания.

Шаг 1: Проверка и включение настроек

Делается это на вкладке «Настройка» — Кадровый учет. Перейдите по интерактивной ссылке «Настройка штатного расписания» и отметьте пункт «Ведется штатное расписание».

Если вы только начинаете работать с программой, рекомендуем сразу активировать этот пункт, чтобы все кадровые документы (приказы о приеме, переводах) автоматически заполнялись в соответствии с вашим штатным расписанием.

Шаг 2: Создание и редактирование штатного расписания

На вкладке «Кадры» — раздел «Штатное расписание». В нем есть пункты «Подразделения» и «Должности», введите нужные для вашей организации. 

Теперь самое интересное — заполнение позиций: пункт «Штатное расписание» по кнопке «Создать». В создаваемой позиции укажите: 

• Подразделение. Выберите отдел, к которому относится должность.

• Должность. Выберите должность из справочника. Если нужной нет, ее можно создать прямо здесь.

• Количество штатных единиц. Укажите, сколько человек будет работать на этой должности.

• График работы. Если графики не созданы, можно тут их создать.

• Размер оклада. Введите сумму оклада для данной должности.

• Надбавки. Если есть, укажите различные надбавки. Программа позволяет добавлять разные виды начислений.

Повторите эти действия для всех должностей в вашей компании.

Шаг 3: Формирование штатного расписания

После того как вы заполнили все позиции, перейдите в список позиций, кнопка «Печать» — Штатное расписание (Т-3). По той же кнопке можно посмотреть различные отчеты: анализ или соблюдение штатного расписания, посмотреть начисления по позициям, а также оклады/надбавки/ФОТ по штатному расписанию.

Теперь вы знаете, как в 1С сформировать штатное расписание в наиболее подходящей для этого программе.

Как сделать штатное расписание в 1С:Бухгалтерия?

Не у всех есть 1С:ЗУП, и если ваша компания небольшая, возможно, вам достаточно будет 1С:Бухгалтерия. Эта программа не предназначена для полного кадрового учета. Здесь нет отдельного документа «Штатное расписание». Фактически, оно в 1С:Бухгалтерия формируется на основе данных, которые вы вводите при приеме сотрудников на работу.

Шаг 1: Настройка функциональности

Зайдите на вкладку «Главное» — Функциональность. Убедитесь, что в разделе «Сотрудники» у вас стоит галочка напротив пункта «Кадровые документы».

Шаг 2: Заполнение данных по сотрудникам

На вкладке «Зарплата и кадры» — Кадры выберите пункт «Кадровые документы». Тут создаются документы о приеме на работу по каждому сотруднику. В документе вы указываете подразделение, должность, оклад и количество ставок. Это и есть те данные, на основе которых потом будет формироваться отчет.

Шаг 3: Формирование отчета

На той же вкладке «Зарплата и кадры» — Отчеты по кадрам. По интерактивной ссылке «Штатные сотрудники» откроется форма отчета. Выберите дату, на какую он вам нужен, и сформируйте его.

Этот отчет будет построен на основе фактических данных о принятых сотрудниках. Он показывает не утвержденные, а занятые позиции. Поэтому, если у вас есть вакансии, которые еще не заполнены, они не попадут в этот отчет.

Если вы хотите видеть утвержденные, а не фактические позиции, вам придется делать это вручную или использовать отчеты, создаваемые внешними обработками.

Итоги

Разобрались, как в 1С сделать штатное расписание в двух популярных программах: 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия.

В 1С:ЗУП процесс максимально автоматизирован. Это удобно, надежно и минимизирует ошибки. Если же вы используете 1С:Бухгалтерия, то помните, что эта программа больше ориентирована на финансовый учет, и штат там формируется на основе фактических данных о сотрудниках. Это тоже рабочий вариант, но он не дает такого контроля, как в 1С:ЗУП.

В любом случае, ведение этого документа — это важная часть грамотного управления бизнесом. Не пренебрегайте этим, и ваш кадровый учет всегда будет в полном порядке.