В программе предусмотрена работа с больничными по временной нетрудоспособности и беременности и родам, пособием при рождении ребенка, пособием по уходу за ребенком до 1,5 лет, а также больничными, связанными с несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями.
СЭДО обеспечивает электронный обмен между работодателем и СФР при назначении и выплате пособий. В зависимости от вида пособия работодатель получает сообщения и запросы фонда, регистрирует необходимые документы в ЗУП, проверяет сведения, дополняет их и передает ответ в СФР.
В программе предусмотрена работа с больничными по временной нетрудоспособности и беременности и родам, пособием при рождении ребенка, пособием по уходу за ребенком до 1,5 лет, а также больничными, связанными с несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями.

Подключение к СЭДО

Если в программе уже используется электронный обмен с ФСС России, то устанавливать дополнительные сертификаты не нужно. В противном случае необходимо настроить электронный документооборот с ФСС России. Сделать это можно двумя способами:

1. подключиться к 1С-Отчетности

2. если не планируется использовать 1С-Отчетность, настроить подключение сертификата ФСС для ЭЛН. В этом вам помогут специалисты нашего ИТ-отдела. Проверить состояние обмена с ФСС можно в Настройка - реквизиты организации - ЭДО.

Кратко: что делать в программе

1. Настройте подключение к СЭДО с СФР. Если электронный обмен с СФР уже используется, дополнительная настройка сертификатов не требуется.

2. Регулярно получайте сообщения СФР в рабочем месте Кадры - Сообщения ФСС об изменении ЭЛН.

3. При открытии или продлении больничного при необходимости создайте Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).

4. После закрытия больничного получите запрос СФР в рабочем месте Кадры - Входящие запросы СФР для расчета пособий.

5. Зарегистрируйте и заполните Больничный лист в разделе Зарплата - Больничные листы.

6. На основании запроса сформируйте Ответ на запрос СФР для расчета пособия, проверьте сведения и отправьте ответ по кнопке Отправить в Фонд.

7. Для пособия при рождении ребенка не создавайте отдельный документ пособия: получите запрос СФР, сформируйте Ответ на запрос СФР для расчета пособия, проверьте сведения и отправьте его.

8. Для пособия по уходу за ребенком зарегистрируйте Отпуск по уходу за ребенком, затем сформируйте Исходящее сообщение о страховом случае СФР и отправьте его в фонд.

9. Получив дополнительный запрос СФР по пособию по уходу за ребенком, сформируйте Ответ на запрос СФР для расчета пособия и дополните его необходимыми справками.

10. При несчастном случае на производстве или профессиональном заболевании сначала оформляйте больничный как обычный. После завершения расследования исправьте его, выполните перерасчет и повторно запустите проактивный процесс через СФР.

1. Подключение к СЭДО

Перед началом работы проверьте, настроен ли в программе электронный обмен с СФР.

Если электронный обмен с СФР уже используется, устанавливать дополнительные сертификаты не требуется.

Если обмен еще не настроен, подключиться к СЭДО можно одним из двух способов:

• подключиться к 1С-Отчетности

• если 1С-Отчетность использовать не планируется, вручную настроить подключение сертификата СФР для ЭЛН.

2. Получение сообщений об изменении электронного больничного

После идентификации застрахованного лица и подтверждения факта его трудоустройства СФР отправляет работодателю уведомление об открытии больничного листа.

Уведомления об открытии, продлении, закрытии и аннулировании ЭЛН поступают в рабочее место:

Кадры - Сообщения ФСС об изменении ЭЛН

Нажмите Получить из ФСС.

Если нужно получить сообщения только за определенный период, выберите:

Еще - Получить сообщения за период.

Рекомендуется периодически в течение дня проверять это рабочее место, поскольку СФР может присылать новые сообщения в течение рабочего дня.

Создание отсутствия при открытии или продлении ЭЛН

Если больничный открыт, из рабочего места Сообщения ФСС об изменении ЭЛН можно создать документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) в колонке Отсутствие.

Документ может создаваться автоматически. Для этого в настройках учетной политики организации должен быть установлен флаг:

Настройка - Организации - Учетная политика и другие настройки - Учетная политика - Пособия СФР - Автоматически создавать отсутствия по болезни при открытии/продлении ЭЛН.

Если там же установлен флаг автоматического утверждения отсутствия, созданный документ утверждается сразу.

3. Работа с закрытым больничным

После того как медицинская организация закроет больничный, СФР направит работодателю:

• сообщение о закрытии ЭЛН

• запрос о предоставлении сведений, необходимых для назначения пособия.

Сообщение о закрытии поступает в:

Кадры - Сообщения ФСС об изменении ЭЛН

Запрос поступает в:

Кадры - Входящие запросы СФР для расчета пособий

Работодатель должен отправить сведения в СФР в течение 3 рабочих дней с даты получения информации о закрытии ЭЛН.

Регистрация документа Больничный лист

Для формирования ответа СФР сначала зарегистрируйте документ:

Зарплата - Больничные листы - Больничный лист

При получении сообщения о закрытии ЭЛН с кодом состояния 030 – Закрыт медицинской организацией документ Больничный лист может создаваться автоматически.

Для этого в настройках учетной политики организации установите флаг:

Настройка - Организации - Учетная политика и другие настройки - Учетная политика - Пособия СФР - Автоматически создавать больничные при закрытии ЭЛН.

Автоматически созданный документ будет записан, но не проведен.

Получите сведения ЭЛН по кнопке Получить из ФСС.

Если больничный создан автоматически, данные ЭЛН заполняются при первом открытии документа.

Если сведения нужно загрузить из файла, выгруженного из личного кабинета страхователя на сайте СФР, нажмите Загрузить из файла и выберите нужный файл.

Проверить автоматическое заполнение можно по ссылке Заполнены данные листка нетрудоспособности в шапке документа.

Что рассчитывается в документе Больничный лист

При регистрации пособия по временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы документ рассчитывает пособие за первые три дня за счет средств работодателя.

Часть пособия за остальной период, выплачиваемая за счет СФР, в документе не рассчитывается.

При регистрации отпуска по беременности и родам пособие в документе не рассчитывается: формируются строки с нулевым результатом расчета, поскольку пособие полностью выплачивается за счет СФР.

4. Формирование ответа на запрос СФР по больничному

После регистрации Больничного листа сформируйте:

Ответ на запрос СФР для расчета пособия

Документ можно создать:

• из рабочего места Кадры - Ответы на запросы СФР для расчета пособий

• из документа Больничный лист

• на основании входящего запроса СФР по кнопке Создать на основании.

Проверьте сведения, которые поступили от фонда.

В запросе СФР отдельно указаны:

• сведения, которыми уже располагает фонд

• сведения, которые должен предоставить работодатель.

В ответе укажите подтвержденные сведения фонда, недостающие или скорректированные сведения.

Если выплата пособия не требуется, укажите информацию об отсутствии необходимости выплаты и ее причину.

После проверки отправьте ответ в фонд по кнопке Отправить в Фонд.

Особые случаи / Если что-то происходит иначе

Почему по короткому больничному не пришел запрос СФР?

Если период временной нетрудоспособности по болезни составляет менее четырех дней, СФР не направляет запрос о предоставлении сведений для расчета пособия.

Первые три дня оплачивает работодатель за счет собственных средств. Поэтому от СФР поступят только уведомления об открытии и закрытии больничного листа.

В таком случае проверяйте информацию в рабочем месте Кадры - Сообщения ФСС об изменении ЭЛН.

Почему пособие в Больничном листе рассчитано не полностью?

При обычном заболевании или травме документ Больничный лист рассчитывает только три дня за счет работодателя.

Период начиная с четвертого дня оплачивается за счет СФР и в документе не рассчитывается.

Для пособия по беременности и родам расчет в документе также не производится, поскольку оно полностью выплачивается за счет СФР.

Как устроен процесс

При обычном больничном процесс выглядит следующим образом:

1. Медицинская организация формирует ЭЛН.

2. После идентификации сотрудника и подтверждения его трудоустройства СФР направляет работодателю сообщение об открытии ЭЛН.

3. В дальнейшем СФР направляет сообщения об изменении состояния ЭЛН — в том числе о продлении и закрытии.

4. После закрытия ЭЛН СФР направляет работодателю запрос на предоставление сведений для назначения пособия.

5. Работодатель регистрирует Больничный лист, проверяет сведения и формирует Ответ на запрос СФР для расчета пособия.

6. Ответ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляется в фонд.

7. СФР назначает и выплачивает пособие и уведомляет об этом работодателя и застрахованное лицо.

5. Пособие при рождении ребенка

Единовременное пособие при рождении ребенка в программе не регистрируется.

СФР получает сведения о рождении ребенка от органов ЗАГС и самостоятельно определяет, кому должно быть выплачено пособие.

Если фонду необходимы дополнительные сведения от работодателя, запрос поступит в:

Кадры - Входящие запросы СФР для расчета пособий

На основании запроса создайте:

Ответ на запрос СФР для расчета пособия

Документ можно создать:

• из рабочего места Кадры - Ответы на запросы СФР для расчета пособий

• на основании входящего запроса СФР по кнопке Создать на основании.

Проверьте заполненные сведения.

Особое внимание обратите на районный коэффициент, поскольку он влияет на размер пособия.

Также внесите реквизиты справки второго родителя о том, что он пособие не получал.

После проверки отправьте ответ по кнопке Отправить в Фонд.

Как определяется работодатель, которому приходит запрос?

СФР самостоятельно уточняет, где работают родители, и проверяет, не выплачивалось ли пособие ранее.

Если оба родителя работают, запрос поступает работодателю матери.

Если работает только один родитель, запрос поступает его работодателю.

Если оба родителя не работают, пособие выплачивает орган социальной защиты.

Как устроен процесс

Пособие при рождении ребенка СФР выплачивает на основании сведений о государственной регистрации рождения, переданных органами ЗАГС.

Работодатель подключается к процессу только в том случае, если СФР потребуется получить от него дополнительные сведения.

После получения необходимых сведений фонд назначает и выплачивает пособие.

6. Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

СФР не знает заранее, кто из родителей или родственников будет находиться в отпуске по уходу за ребенком. Поэтому выплату пособия инициирует работодатель одного из родителей или родственников.

Сотрудник должен одновременно предоставить работодателю:

• заявление о назначении ежемесячного пособия

• заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет.

Заявление о назначении пособия можно заполнить и распечатать из документа Сведения для реестра прямых выплат ФСС.

Регистрация отпуска по уходу за ребенком

Зарегистрируйте отпуск документом:

Зарплата - Отпуска по уходу и возвраты из отпуска - Создать - Отпуск по уходу за ребенком

При этом должны быть указаны необходимые сведения:

• дата начала и дата окончания отпуска

• сведения о замене календарных лет или календарного года расчетного периода на основании заявления сотрудника

• продолжительность рабочего времени, если сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени.

Формирование исходящего сообщения СФР

После регистрации отпуска создайте:

Кадры - Исходящие сообщения о страховых случаях СФР

Либо создайте сообщение из документа Отпуск по уходу за ребенком по кнопке Исходящее сообщение о страховом случае (СЭДО) на закладке Прямые выплаты ФСС.

В поле Вид пособия будет указано Ежемесячное пособие по уходу за ребенком.

Сведения заполняются автоматически на основании кадровых данных сотрудника и документа Отпуск по уходу за ребенком.

Отправить сведения можно:

• из документа по кнопке Отправить в фонд

• из рабочего места Исходящие сообщения о страховых случаях СФР.

7. Ответ на дополнительный запрос СФР по пособию по уходу за ребенком

После получения первоначальных сведений СФР направит работодателю запрос на дополнительные сведения, необходимые для назначения пособия.

Все поступившие запросы можно посмотреть и загрузить в:

Кадры - Входящие запросы СФР для расчета пособий

На основании запроса создайте:

Ответ на запрос СФР для расчета пособия

Документ можно создать из рабочего места Кадры - Ответы на запросы СФР для расчета пособий или на основании входящего запроса по кнопке Создать на основании.

Основные сведения заполняются автоматически.

Заполните:

• реквизиты справки от второго родителя о том, что он не получает пособие

• если сотрудник работает в нескольких организациях — реквизиты справки с другого места работы о неполучении пособия.

Если сотрудник числится у нескольких работодателей и выбрал получение пособия у вас, установите флаг Выбор подтвержден застрахованным лицом.

После проверки отправьте ответ в СФР по кнопке Отправить в Фонд.

Особые случаи / Если что-то происходит иначе

Можно ли получать пособие по уходу за ребенком у нескольких работодателей?

Нет. Пособие по уходу за ребенком назначается по одному месту работы по выбору сотрудника.

Если сотрудник работает у нескольких работодателей и выбирает получать пособие у вас, в ответе СФР установите флаг Выбор подтвержден застрахованным лицом.

Что делать, если сотрудник утратил право на пособие?

Если во время получения ежемесячного пособия сотрудник утратил право на него, работодатель должен уведомить СФР не позднее трех рабочих дней с даты, когда ему стало известно об этом факте.

Например, основанием может быть прекращение трудовых отношений или смерть ребенка.

С 1 января 2024 года уведомлять СФР в трехдневный срок не требуется, если право на пособие прекращается из-за начала или возобновления работы на условиях полного рабочего дня.

После регистрации возврата сотрудника из отпуска по уходу документом Возврат из отпуска по уходу или увольнения документом Увольнение создайте:

Отчетность, справки - Передача в ФСС сведений о пособиях - Создать - Уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком

Документ также можно создать из Увольнение или Возврат из отпуска по уходу по кнопке Создать на основании.

Как устроен процесс

Работодатель сначала сообщает СФР о страховом случае — отпуске сотрудника по уходу за ребенком.

Затем фонд направляет запрос на дополнительные сведения.

Работодатель формирует ответ и передает необходимые данные в СФР.

После получения сведений фонд назначает и выплачивает пособие.

Если впоследствии право на пособие прекращается, работодатель передает в СФР соответствующее уведомление, за исключением случая начала или возобновления работы на условиях полного рабочего дня.

8. Больничный в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием

После закрытия такого больничного СФР направляет работодателю:

• сообщение о закрытии ЭЛН в рабочее место Сообщения СФР об изменении ЭЛН

• запрос о предоставлении сведений в рабочее место Кадры - Входящие запросы СФР для расчета пособий.

Сведения по запросу необходимо отправить в течение 3 рабочих дней с даты получения информации о закрытии ЭЛН.

Для формирования ответа сначала зарегистрируйте:

Зарплата - Больничные листы - Больничный лист

После загрузки ЭЛН проверьте поле Причина нетрудоспособности.

На этапе расследования производственного несчастного случая или профессионального заболевания больничный регистрируется как обычный больничный:

• первые три дня оплачиваются за счет работодателя

• последующие дни оплачиваются за счет СФР

• размер пособия зависит от страхового стажа сотрудника.

Особые случаи / Если что-то происходит иначе

Что делать, если расследование несчастного случая еще не завершено?

Пока результат расследования неизвестен, период болезни оплачивается как обычный больничный.

В документе Больничный лист будет указано:

· (01) Заболевание

· либо (02) Травма.

Врач не может самостоятельно признать больничный случаем, связанным с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, поскольку решение принимает комиссия по расследованию.

Что делать после завершения расследования?

Если по результатам расследования период нетрудоспособности признан связанным с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, передайте заверенные копии материалов расследования в СФР и другие необходимые инстанции.

Затем выполните перерасчет ранее оплаченного больничного.

В документе Больничный лист нажмите ссылку Исправить и измените поле Причина нетрудоспособности:

· (01) Профзаболевание

· либо (02) Несчастный случай на производстве.

После этого весь период нетрудоспособности будет зарегистрирован как оплачиваемый за счет СФР в размере 100% среднего заработка независимо от страхового стажа.

Сумма оплаты за первые три дня за счет работодателя будет сторнирована, включая НДФЛ.

Как повторно запустить процесс после перерасчета?

Создайте:

Кадры - Исходящие сообщения о страховых случаях СФР

Сообщение также можно создать из документа Больничный лист по кнопке Создать на основании.

В документе установите флаг Перерасчет и отправьте сообщение в СФР.

Через некоторое время фонд повторно направит входящий запрос.

Проверьте поле с видом пособия. Должно быть указано:

Пособие по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием.

На основании запроса создайте Ответ на запрос СФР для расчета пособия.

В разделе Документы НС/ПЗ укажите необходимые сведения и отправьте ответ в фонд.

Если после повторного запуска процесса вид пособия в запросе не изменился, сведения о расследовании страхового случая не попали в базу СФР. В этом случае необходимо связаться с региональным фондом СФР и уточнить статус страхового случая.

После получения корректного ответа фонд выполнит перерасчет пособия и выплатит сотруднику недостающую сумму, в том числе за первые три дня, которые ранее были оплачены работодателем.

Как устроен процесс

До завершения расследования больничный обрабатывается как обычная временная нетрудоспособность.

После подтверждения производственного характера случая работодатель:

1. передает материалы расследования

2. исправляет Больничный лист

3. выполняет перерасчет

4. формирует Исходящее сообщение о страховом случае СФР с флагом Перерасчет

5. получает новый запрос СФР

6. формирует Ответ на запрос СФР для расчета пособия с данными в разделе Документы НС/ПЗ

7. отправляет ответ в фонд.

После этого СФР выполняет перерасчет и производит выплату сотруднику.

Законодательная справка

Срок передачи сведений по закрытому больничному

Работодатель должен передать СФР сведения, необходимые для назначения пособия, в течение 3 рабочих дней с даты получения информации о закрытии ЭЛН.

Основание: п. 22 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010.

Для пособия по временной нетрудоспособности перечень запрашиваемых сведений установлен подп. а п. 22 Правил.

Для пособия по беременности и родам — подп. б п. 22 Правил.

Срок выплаты пособий СФР

Пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам СФР назначает и выплачивает в срок не более 10 рабочих дней со дня представления работодателем необходимых сведений и документов.

Основание: ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ.

Пособие при рождении ребенка

СФР выплачивает пособие при рождении ребенка на основании сведений органов ЗАГС.

Основание: п. 26 Правил.

Если фонд направил работодателю запрос о недостающих сведениях, работодатель должен передать их в течение 2 рабочих дней с даты получения запроса.

Основание: пп. 31–32 Правил.

СФР назначает и выплачивает пособие в срок не более 10 рабочих дней со дня поступления сведений о государственной регистрации рождения, переданных органами ЗАГС.

Основание: ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ.

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Сотрудник предоставляет работодателю заявление о назначении пособия и заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет.

Основание: п. 34 Правил.

Работодатель должен направить в СФР необходимые сведения в течение 3 рабочих дней с даты подачи сотрудником документов.

Основание: п. 35 Правил.

Перечень сведений включает:

• даты начала и окончания отпуска

• сведения о замене календарных лет или календарного года расчетного периода

• продолжительность рабочего времени при работе на условиях неполного рабочего времени.

Сведения, которые может запросить СФР дополнительно, перечислены в п. 36 Правил.

Пособие по уходу за ребенком назначается по одному месту работы по выбору сотрудника.

Основание: ст. 13 Закона № 255-ФЗ.

СФР назначает и выплачивает ежемесячное пособие в срок не более 10 рабочих дней со дня поступления сведений от работодателя.

Основание: ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ.

Если сотрудник утратил право на пособие, работодатель должен уведомить СФР не позднее трех рабочих дней с даты, когда ему стало известно об этом.

Основание: п. 43 Правил.

Несчастный случай на производстве или профессиональное заболевание

Пособие по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием выплачивается за счет средств СФР с первого дня временной нетрудоспособности в размере 100% среднего заработка сотрудника.

Основания, указанные в исходном материале:

• ч. 6 ст. 13, ч. 2 ст. 1 Федерального закона № 255-ФЗ

• п. 1 ст. 15 Федерального закона № 125-ФЗ

• пп. 16, 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010.

Для подтверждения производственного характера случая используются соответствующий ЭЛН и материалы расследования: акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1, акт о случае профессионального заболевания либо судебное решение об установлении юридического факта несчастного случая на производстве.

В исходном материале также указаны ст. 230 ТК РФ, приказ Минтруда России от 20.04.2022 № 223н, п. 24 постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010 и п. 68 приказа Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н.

Резюме

При работе с СЭДО необходимо своевременно получать сообщения и запросы СФР, регистрировать соответствующие документы в ЗУП и отправлять подтвержденные сведения в установленные сроки.

Для обычного больничного после его закрытия СФР направляет запрос, на который работодатель отвечает в течение 3 рабочих дней. Для пособия при рождении ребенка отдельный документ пособия в программе не регистрируется — при необходимости работодатель отвечает на запрос фонда.

Пособие по уходу за ребенком инициируется работодателем: сначала регистрируется отпуск, затем в СФР направляется исходящее сообщение о страховом случае. При получении дополнительных запросов формируется ответ с необходимыми сведениями и справками.

При несчастном случае на производстве или профессиональном заболевании до завершения расследования больничный обрабатывается как обычный. После подтверждения страхового случая больничный исправляется, выполняется перерасчет и повторно запускается процесс обмена с СФР.

Вопросы и ответы